La disciplina introdotta dal GDPR in materia di protezione dei dati personali si caratterizza per l’attenzione che viene posta sulla responsabilizzazione (“accountability” in inglese) dei titolari e dei responsabili del trattamento dei dati personali.
In particolare, il quadro normativo delineato dal legislatore europeo delinea un sistema “risk-based”, nel quale la valutazione dei rischi per i diritti e per le libertà degli interessati, derivanti dalle specifiche attività di trattamento di dati personali, e tutte le misure concrete che andranno poste in essere sulla base di tale valutazione sono rimesse direttamente in capo a ciascun titolare. Saranno loro quindi, e non i singoli legislatori o le Autorità Garanti nazionali, a dover determinare e adottare in prima persona le misure e le procedure necessarie al fine di garantire una corretta applicazione del Regolamento.
Dal testo del Regolamento emerge infatti chiaramente il fatto che è un preciso intento del legislatore europeo quello di responsabilizzare i titolari del trattamento (e quindi di spostare su di essi la responsabilità delle scelte e delle azioni relative al trattamento di dati personali).
A ciò consegue che i titolari saranno tenuti ad adottare innanzitutto dei comportamenti proattivi in grado di garantire il rispetto del Regolamento stesso in tutte le fasi del trattamento: spetta, in poche parole, ai titolari decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti da applicare ai trattamenti di dati personali effettuati.
Con l’espressione inglese “privacy by default and by design” si fa proprio riferimento a due criteri introdotti dal Regolamento, che i titolari dovranno seguire è cui dovranno sempre attenersi nell’applicazione pratica della disciplina.
In particolare, con l’espressione “privacy by design”, il Regolamento Europeo richiamare l’attenzione dei titolari sull’esigenza che la protezione dei dati personali venga garantita “fin dalla progettazione”.
A questo proposito, l’art. 25, paragrafo 1 del Regolamento stabilisce che il titolare del trattamento dei dati personali deve adottare delle misure tecniche e organizzative idonee a dare concreta attuazione a quelle che sono le disposizioni e i principi in materia di protezione dei dati e garantire in questo modo i diritti degli interessati. La norma prevede infatti che: “Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche costituiti dal trattamento, sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate, quali la pseudonimizzazione, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del presente regolamento e tutelare i diritti degli interessati”.
Una delle particolarità di questa norma sta nel fatto che la predisposizione delle misure necessarie è prescritta sia nel momento in cui il titolare del trattamento deve determinare i mezzi del trattamento stesso, sia quando pone in essere le vere e proprie operazioni di trattamento.
Va ricordato, ad ogni modo, che ciascun titolare, nell’attuare le misure previste, dovrà sempre tenere conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei diversi rischi aventi probabilità e gravità variabili per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
Questo significa, in concreto, che il titolare non sarà compliance se applicherà delle misure standard e predeterminate a diverse tipologie di trattamento, ma dovrà sempre procedere ad un’analisi realistica e specifica del singolo contesto di riferimento.
Il secondo concetto introdotto dal GDPR, sempre all’art. 25, è invece quello di “privacy by default”. Con questa espressione il legislatore europeo ha affermato la necessità che la protezione dei dati personali sia garantita “per impostazione predefinita”. Il paragrafo 2 dell’art. 25 stabilisce infatti che: “Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento. Tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità. In particolare, dette misure garantiscono che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica”.
Intanto, ne deriva che le tutte le valutazioni che il titolare del trattamento deve effettuare in tema di protezione dei dati personali devono essere compiute a monte, cioè prima di procedere al trattamento dei dati vero e proprio.
Seguendo il criterio della privacy by default, infatti, il titolare deve svolgere un’analisi preventiva della situazione complessiva e adottare un approccio pratico che si dovrà, a sua volta, concretizzare in una serie di attività specifiche e dimostrabili.
Le soluzioni a cui il titolare del trattamento potrà affidarsi potranno consistere, ad esempio, nella riduzione al minimo del trattamento dei dati personali, nella pseudonimizzazione dei dati personali, nella massima trasparenza sulle finalità e sulle modalità del trattamento di dati personali, nel consentire all’interessato di controllarne il trattamento rendendo facilmente ed effettivamente esercitabili i diritti previsti dal Regolamento.
Inoltre, il titolare dovrà attenersi a questi criteri in tutte le fasi di trattamento: nella fase dello sviluppo, della progettazione, della raccolta, della selezione e dell’utilizzo di dati personali e sempre alla luce di un’attenta analisi del contesto specifico di riferimento.
Infine, l’art. 25 del GDPR incoraggia l’adozione di appositi meccanismi di certificazione (nonché di sigilli o marchi specifici) della protezione dei dati personali, aventi la precisa funzione di consentire ai titolari e ai responsabili del trattamento dei dati di dimostrare la conformità dei trattamenti che sono stati posti in essere al Regolamento. A questo proposito, infatti, l’art. 25, paragrafo 3 dispone: “Un meccanismo di certificazione approvato ai sensi dell’articolo 42 può essere utilizzato come elemento per dimostrare la conformità ai requisiti di cui ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo”.
Meccanismi di certificazione che, per il momento non sono ancora stati previsti né definiti in modo più concreto, ma che, qualora resi reali, potranno senz’altro costituire un importante punto di riferimento per le aziende e uno strumento fondamentale per dimostrare la propria compliance.
