Segnalazione, reclamo e ricorso: sono, questi, i principali strumenti a nostra disposizione quando riteniamo di aver subito violazioni della nostra privacy, ad esempio ricevendo telefonate ed email indesiderate (in assenza di nostro consenso o, addirittura, contro la nostra esplicita volontà). In questo articolo vedremo cosa fare, concretamente, quando riteniamo che i nostri diritti siano stati violati e, anziché intraprendere un’azione giudiziaria, pensiamo di rivolgerci al Garante della privacy (tenendo comunque presente che la normativa vigente è corposa e complessa) inviando una segnalazione o un reclamo, oppure proponendo ricorso.
1. Le definizioni del Codice della privacy: interessato, titolare, responsabile, trattamento, dato personale, dati identificativi, dati sensibili
L’art. 4 del Codice della privacy (d.lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali) reca le definizioni utilizzate nel presente articolo. Fra esse, sono di particolare rilevanza ai nostri fini le seguenti:
– Interessato: “la persona fisica, la persona giuridica, l’ente o l’associazione cui si riferiscono i dati personali”: art. 4, comma 1, lett. i);
– Titolare: “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza” (art. 4, comma 1, lett. f);
– Responsabile: “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali”.
Appare opportuno ricordare anche altre tre definizioni di cui al citato art. 4:
– Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati (art. 4, comma 1, lett.a);
– Dato personale, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett.a);
– Dati identificativi, i dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett.a);
– Dati sensibili i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett.a).
2. Quali sono i propri diritti?
Il c.d. Codice della privacy (d.lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali) riconosce diversi diritti all’interessato, il quale può, ad esempio, chiedere di:
– conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile (se designato);
– accedere ai dati personali che lo riguardano;
– conoscere finalità e modalità del trattamento di dati personali.
Inoltre, ha diritto di:
– ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei dati personali che lo riguardano;
– ottenerne la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco, se trattati in violazione di legge;
– ricevere attestazione che le operazioni appena citate (aggiornamento, cancellazione, ecc.) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’interessato, ha altresì diritto di opporsi al trattamento:
– se sussistono motivi legittimi;
– se viene effettuato a fini promozionali, pubblicitari o commerciali.
3. Prima di rivolgersi al Garante: l’istanza al titolare o al responsabile del trattamento
I diritti di cui sopra possono essere esercitati senza formalità, mediante richiesta rivolta al titolare o al responsabile (se designato) anche mediante un incaricato del trattamento (c.d. interpello preventivo). L’interessato deve ricevere riscontro senza ritardo (fatte salve alcune eccezioni previste dall’art. 8 del Codice, cui si rinvia), e comunque entro 15 giorni dal ricevimento. Tale termine può essere esteso sino a 30 giorni (dandone comunque comunicazione all’interessato entro 15 giorni dal ricevimento)
Il Garante della privacy ha predisposto un modello (scaricabile direttamente dal suo sito in formato pdf) da scaricare e compilare, in modo da facilitare l’esercizio dei diritti dell’interessato.
In mancanza di riscontro o qualora il riscontro non sia soddisfacente, l’interessato può esperire un’azione giudiziaria oppure rivolgersi al Garante della privacy: oggi ci occupiamo del secondo caso, tenendo presente che il Garante non può disporre il risarcimento del danno in favore della parte vittoriosa e che vige il principio per cui, una volta che si è agito dinanzi al Garante, non è più possibile rivolgere al Tribunale per la medesima fattispecie.
4. Il reclamo
Il reclamo è un atto circostanziato con il quale l’interessato denuncia al Garante una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Il reclamo può essere proposto:
– quando non si è ottenuta una tutela soddisfacente dei propri diritti;
– quando si vuole promuovere una decisione del Garante su una questione di sua competenza.
Il reclamo non ha particolari formalità, ma deve comunque contenere l’indicazione:
– dei fatti e delle circostanze su cui si fonda;
– delle disposizioni che si presumono violate;
– delle misure richieste;
– degli estremi identificativi del titolare, del responsabile (se conosciuto) e dell’istante.
Al reclamo seguono:
– un’istruttoria preliminare;
– un eventuale procedimento amministrativo nel quale possono essere adottati vari provvedimenti (ad esempio, prescrizione di: blocco del trattamento, adozione di misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alla normativa, ecc.).
Il reclamo non è gratuito: bisogna pagare 150 euro a titolo di diritti di segreteria (è necessario allegare al reclamo la ricevuta del versamento). Non è previsto il rimborso per le spese della procedura.
Il Garante ha emesso diverse decisioni dopo aver ricevuto segnalazioni e reclami (come nel celebre caso Peppermint: qui potete leggere il testo del provvedimento e qui il suo riassunto).
5. La segnalazione
Se l’interessato non può o non vuole presentare un reclamo circostanziato, può inviare al Garante una segnalazione, finalizzata a sollecitarne l’esercizio dell’attività di controllo.
La segnalazione è gratuita, non presenta particolare formalità e deve essere inviata al Garante (i suoi recapiti sono consultabili sul sito ufficiale).
La segnalazione, chiaramente, deve riportare gli elementi utili per consentire al Garante di assumere un’eventuale decisione qualora ritenga che, nel caso riportato, si sia verificata una violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Ad una o più segnalazioni possono seguire un’istruttoria preliminare e un procedimento amministrativo nel quale possono essere adottati vari provvedimenti (ad esempio, prescrizione di: blocco del trattamento, adozione di misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alla normativa, ecc.), anche prima della definizione del procedimento.
Il Garante si è più volte pronunciato in seguito ad una o più segnalazioni ricevute, come nel caso di Google Street View.
6. Il ricorso
Il ricorso al Garante è un atto formale, che deve essere presentato rispettando particolari formalità e unicamente per far valere i diritti di cui all’articolo 7 del Codice.
Può essere presentato nei seguenti casi:
– in caso di tardiva o non soddisfacente risposta del titolare o del responsabile (se designato). Come si è detto, all’istanza è necessario dare riscontro entro 15 o 30 giorni, a seconda dei casi;
– se il decorso dei termini relativi al riscontro dell’istanza esporrebbe l’interessato ad un pregiudizio imminente ed irreparabile.
Il ricorso non è gratuito: anche in questo caso bisogna pagare 150 euro a titolo di diritti di segreteria (è necessario allegare al ricorso la ricevuta del versamento).
Il ricorso deve contenere:
– gli estremi identificativi del ricorrente, dell’eventuale procuratore speciale, del titolare e, ove conosciuto, del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7;
– la data dell’istanza presentata al titolare (o al responsabile), oppure del pregiudizio imminente ed irreparabile che permette di prescindere dalla richiesta medesima;
– gli elementi posti a fondamento della domanda;
– il provvedimento richiesto al Garante;
– il domicilio eletto ai fini del procedimento.
Inoltre, su richiesta di una o entrambe le parti, il Garante può disporre la condanna alle spese nei confronti della parte soccombente. Inoltre, il Garante può compensare le spese, anche parzialmente, se ricorrono giusti motivi.
È bene sapere che l’ammontare delle spese è, per legge, forfettario e varia da un minimo di 500 euro ad un massimo di 1.000 euro (in base alla complessità del procedimento).
ll Garante, se ritiene fondato il ricorso, può ordinare la cessazione del comportamento illegittimo, indicando le misure necessarie a tutela dei diritti dell’interessato e assegnando un termine per la loro adozione. Vige il principio del silenzio-diniego: la mancata pronuncia sul ricorso, decorsi sessanta giorni dalla data di presentazione, equivale a rigetto.
Contro il provvedimento (espresso o tacito) del Garante è possibile proporre ricorso dinanzi al tribunale del luogo ove risiede il titolare del trattamento.
Il Garante si è più volte pronunciato su ricorsi relativi a fattispecie inerenti la tecnologia (ad esempio, in tema di email aziendale e privacy del dipendente).
7. Conclusioni
Ricapitolando, se la nostra privacy viene violata abbiamo tre strumenti a nostra disposizione per rivolgerci al Garante della privacy e, si spera, ottenere tutela. Mentre il primo è gratuito (la segnalazione), gli altri due (reclamo e ricorso) richiedono il pagamento di 150 euro a titolo di spese di segreteria. Nel caso del ricorso, poi, è prevista la possibilità di chiedere (o subire) la condanna alle spese del procedimento, per cui è opportuno agire mediante ricorso solo qualora il ricorrente sia ragionevolmente certo della fondatezza delle proprie pretese.
Segnaliamo che sul sito del Garante è presente un indice per materia dei provvedimenti adottati.
8. Appendice normativa (estratti dal Codice in materia di protezione dei dati personali)
Sezione II – Tutela amministrativa
Art. 142 Proposizione dei reclami
1. Il reclamo contiene un’indicazione per quanto possibile dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, nonché gli estremi identificativi del titolare, del responsabile, ove conosciuto, e dell’istante.
2. Il reclamo è sottoscritto dagli interessati, o da associazioni che li rappresentano anche ai sensi dell’articolo 9, comma 2, ed è presentato al Garante senza particolari formalità. Il reclamo reca in allegato la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l’eventuale procura, e indica un recapito per l’invio di comunicazioni anche tramite posta elettronica, telefax o telefono.
Il Garante può predisporre un modello per il reclamo da pubblicare nel Bollettino e di cui favorisce la disponibilità con strumenti elettronici.
Art. 143 Procedimento per i reclami
1. Esaurita l’istruttoria preliminare, se il reclamo non è manifestamente infondato e sussistono i presupposti per adottare un provvedimento, il Garante, anche prima della definizione del procedimento:
a) prima di prescrivere le misure di cui alla lettera b), ovvero il divieto o il blocco ai sensi della lettera c), può invitare il titolare, anche in contraddittorio con l’interessato, ad effettuare il blocco spontaneamente;
b) prescrive al titolare le misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti;
c) dispone il blocco o vieta, in tutto o in parte, il trattamento che risulta illecito o non corretto anche per effetto della mancata adozione delle misure necessarie di cui alla lettera b), oppure quando, in considerazione della natura dei dati o, comunque, delle modalità del trattamento o degli effetti che esso può determinare, vi è il concreto rischio del verificarsi di un pregiudizio rilevante per uno o più interessati;
d) può vietare in tutto o in parte il trattamento di dati relativi a singoli soggetti o a categorie di soggetti che si pone in contrasto con rilevanti interessi della collettività.
2. I provvedimenti di cui al comma 1 sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana se i relativi destinatari non sono facilmente identificabili per il numero o per la complessità degli accertamenti.
Art. 144 Segnalazioni
1. I provvedimenti di cui all’articolo 143 possono essere adottati anche a seguito delle segnalazioni di cui all’articolo 141, comma 1, lettera b), se è avviata un’istruttoria preliminare e anche prima della definizione del procedimento.
Sezione III – Tutela alternativa a quella giurisdizionale
Art. 145 Ricorsi
1. I diritti di cui all’articolo 7 possono essere fatti valere dinanzi all’autorità giudiziaria o con ricorso al Garante.
2. Il ricorso al Garante non può essere proposto se, per il medesimo oggetto e tra le stesse parti, è stata già adita l’autorità giudiziaria.
3. La presentazione del ricorso al Garante rende improponibile un’ulteriore domanda dinanzi all’autorità giudiziaria tra le stesse parti e per il medesimo oggetto.
Art. 146 Interpello preventivo
1. Salvi i casi in cui il decorso del termine esporrebbe taluno a pregiudizio imminente ed irreparabile, il ricorso al Garante può essere proposto solo dopo che è stata avanzata richiesta sul medesimo oggetto al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1, e sono decorsi i termini previsti dal presente articolo, ovvero è stato opposto alla richiesta un diniego anche parziale.
2. Il riscontro alla richiesta da parte del titolare o del responsabile è fornito entro quindici giorni dal suo ricevimento.
3. Entro il termine di cui al comma 2, se le operazioni necessarie per un integrale riscontro alla richiesta sono di particolare complessità, ovvero ricorre altro giustificato motivo, il titolare o il responsabile ne danno comunicazione all’interessato. In tal caso, il termine per l’integrale riscontro è di trenta giorni dal ricevimento della richiesta medesima.
Art. 147 Presentazione del ricorso
1. Il ricorso è proposto nei confronti del titolare e indica:
a) gli estremi identificativi del ricorrente, dell’eventuale procuratore speciale, del titolare e, ove conosciuto, del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7;
b) la data della richiesta presentata al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1, oppure del pregiudizio imminente ed irreparabile che permette di prescindere dalla richiesta medesima;
c) gli elementi posti a fondamento della domanda;
d) il provvedimento richiesto al Garante;
e) il domicilio eletto ai fini del procedimento.
2. Il ricorso è sottoscritto dal ricorrente o dal procuratore speciale e reca in allegato:
a) la copia della richiesta rivolta al titolare o al responsabile ai sensi dell’articolo 8, comma 1;
b) l’eventuale procura;
c) la prova del versamento dei diritti di segreteria.
3. Al ricorso è unita, altresì, la documentazione utile ai fini della sua valutazione e l’indicazione di un recapito per l’invio di comunicazioni al ricorrente o al procuratore speciale mediante posta elettronica, telefax o telefono.
4. Il ricorso è rivolto al Garante e la relativa sottoscrizione è autenticata. L’autenticazione non è richiesta se la sottoscrizione è apposta presso l’Ufficio del Garante o da un procuratore speciale iscritto all’albo degli avvocati al quale la procura è conferita ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, ovvero con firma digitale in conformità alla normativa vigente.
5. Il ricorso è validamente proposto solo se è trasmesso con plico raccomandato, oppure per via telematica osservando le modalità relative alla sottoscrizione con firma digitale e alla conferma del ricevimento prescritte ai sensi dell’articolo 38, comma 2, ovvero presentato direttamente presso l’Ufficio del Garante.
Art. 148 Inammissibilità del ricorso
1. Il ricorso è inammissibile:
a) se proviene da un soggetto non legittimato;
b) in caso di inosservanza delle disposizioni di cui agli articoli 145 e 146;
c) se difetta di taluno degli elementi indicati nell’articolo 147, commi 1 e 2, salvo che sia regolarizzato dal ricorrente o dal procuratore speciale anche su invito dell’Ufficio del Garante ai sensi del comma 2, entro sette giorni dalla data della sua presentazione o della ricezione dell’invito. In tale caso, il ricorso si considera presentato al momento in cui il ricorso regolarizzato perviene all’Ufficio.
2. Il Garante determina i casi in cui è possibile la regolarizzazione del ricorso.
Art. 149 Procedimento relativo al ricorso
1. Fuori dei casi in cui è dichiarato inammissibile o manifestamente infondato, il ricorso è comunicato al titolare entro tre giorni a cura dell’Ufficio del Garante, con invito ad esercitare entro dieci giorni dal suo ricevimento la facoltà di comunicare al ricorrente e all’Ufficio la propria eventuale adesione spontanea. L’invito è comunicato al titolare per il tramite del responsabile eventualmente designato per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7, ove indicato nel ricorso.
2. In caso di adesione spontanea è dichiarato non luogo a provvedere. Se il ricorrente lo richiede, è determinato in misura forfettaria l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico della controparte o compensati per giusti motivi anche parzialmente.
3. Nel procedimento dinanzi al Garante il titolare, il responsabile di cui al comma 1 e l’interessato hanno diritto di essere sentiti, personalmente o a mezzo di procuratore speciale, e hanno facoltà di presentare memorie o documenti. A tal fine l’invito di cui al comma 1 è trasmesso anche al ricorrente e reca l’indicazione del termine entro il quale il titolare, il medesimo responsabile e l’interessato possono presentare memorie e documenti, nonché della data in cui tali soggetti possono essere sentiti in contraddittorio anche mediante idonea tecnica audiovisiva.
4. Nel procedimento il ricorrente può precisare la domanda nei limiti di quanto chiesto con il ricorso o a seguito di eccezioni formulate dal titolare.
5. Il Garante può disporre, anche d’ufficio, l’espletamento di una o più perizie. Il provvedimento che le dispone precisa il contenuto dell’incarico e il termine per la sua esecuzione, ed è comunicato alle parti le quali possono presenziare alle operazioni personalmente o tramite procuratori o consulenti designati. Il provvedimento dispone inoltre in ordine all’anticipazione delle spese della perizia.
6. Nel procedimento, il titolare e il responsabile di cui al comma 1 possono essere assistiti da un procuratore o da altra persona di fiducia.
7. Se gli accertamenti risultano particolarmente complessi o vi è l’assenso delle parti il termine di sessanta giorni di cui all’articolo 150, comma 2, può essere prorogato per un periodo non superiore ad ulteriori quaranta giorni.
8. Il decorso dei termini previsti dall’articolo 150, comma 2 e dall’articolo 151 è sospeso di diritto dal 1° agosto al 15 settembre di ciascun anno e riprende a decorrere dalla fine del periodo di sospensione. Se il decorso ha inizio durante tale periodo, l’inizio stesso è differito alla fine del periodo medesimo. La sospensione non opera nei casi in cui sussiste il pregiudizio di cui all’articolo 146, comma 1, e non preclude l’adozione dei provvedimenti di cui all’ articolo 150, comma 1.
Art. 150 Provvedimenti a seguito del ricorso
1. Se la particolarità del caso lo richiede, il Garante può disporre in via provvisoria il blocco in tutto o in parte di taluno dei dati, ovvero l’immediata sospensione di una o più operazioni del trattamento. Il provvedimento può essere adottato anche prima della comunicazione del ricorso ai sensi dell’articolo 149, comma 1, e cessa di avere ogni effetto se non è adottata nei termini la decisione di cui al comma 2. Il medesimo provvedimento è impugnabile unitamente a tale decisione.
2. Assunte le necessarie informazioni il Garante, se ritiene fondato il ricorso, ordina al titolare, con decisione motivata, la cessazione del comportamento illegittimo, indicando le misure necessarie a tutela dei diritti dell’interessato e assegnando un termine per la loro adozione. La mancata pronuncia sul ricorso, decorsi sessanta giorni dalla data di presentazione, equivale a rigetto.
3. Se vi è stata previa richiesta di taluna delle parti, il provvedimento che definisce il procedimento determina in misura forfettaria l’ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico, anche in parte, del soccombente o compensati anche parzialmente per giusti motivi.
4. Il provvedimento espresso, anche provvisorio, adottato dal Garante è comunicato alle parti entro dieci giorni presso il domicilio eletto o risultante dagli atti. Il provvedimento può essere comunicato alle parti anche mediante posta elettronica o telefax.
5. Se sorgono difficoltà o contestazioni riguardo all’esecuzione del provvedimento di cui ai commi 1 e 2, il Garante, sentite le parti ove richiesto, dispone le modalità di attuazione avvalendosi, se necessario, del personale dell’Ufficio o della collaborazione di altri organi dello Stato.
6. In caso di mancata opposizione avverso il provvedimento che determina l’ammontare delle spese e dei diritti, o di suo rigetto, il provvedimento medesimo costituisce, per questa parte, titolo esecutivo ai sensi degli articoli 474 e 475 del codice di procedura civile.
Art. 151 Opposizione
1. Avverso il provvedimento espresso o il rigetto tacito di cui all’articolo 150, comma 2, il titolare o l’interessato possono proporre opposizione con ricorso ai sensi dell’articolo 152. L’opposizione non sospende l’esecuzione del provvedimento.
2. Il tribunale provvede nei modi di cui all’articolo 152.
